10 herramientas para organizar webinarios

Por Eva Llorca – Noergia

Los webinarios, talleres o conferencias web son seminarios virtuales que se han convertido en la manera más económica de intercambiar información entre emprendedores y pequeños negocios, con las mismas ventajas que un evento presencial de estas características, en el que se produce la interacción entre participantes y ponente, pero ahorrándonos sus desventajas: el coste y el hecho de que el público tenga que trasladarse a un lugar y fecha indicada para asistir a dicho evento.

No es una reunión que invite a hacer relaciones, ni pretende remplazar a los seminarios presenciales, pero sí que es una excelente herramienta de marketing digital (como ya explicábamos en el artículo anterior: el arma secreta del márketing digital alemán) que, aplicado a la empresa, permite conversar con la audiencia y compartir un mensaje en un formato rico en contenido. Con la misma rapidez con la que se envía la información, se recibe el feedback del público, lo que convierte el webinario en una experiencia muy enriquecedora.

Podremos integrar nuestro webinario dentro de otros elementos y canales de comunicación como las redes sociales o el correo electrónico, además de poder ser grabado y convertido en podcast o vídeos a los que luego podrán acceder otros usuarios en cualquier momento.

Antes de organizar tu webinario

Organizar un webinario no es tarea difícil, pero sí hay que tener en cuenta algunas cuestiones tales como el objetivo de nuestro webinario, la audiencia a la que nos vamos a dirigir y la forma en la que vamos a compartir la información: más teórico, interactivo y práctico, etc.

Por otro lado, y aprovechando el beneficio más importante del webinario (la rapidez con la que se obtiene el feedback y la receptividad con la que cuentan los participantes que los hace estar más predispuestos a compartir opiniones y sugerencias), saber cómo organizaremos las preguntas y respuestas que se den durante el webinario: mediante chat, voz o vídeo. Lo aconsejable es dejar un medio que no interfiera, como el chat, durante toda la sesión, para que el conferenciante pueda ir interactuando con los participantes, y viceversa.

Ya sólo queda saber quiénes dirigirán el webinario, quién lo presentará y qué personas lo asistirán para monitorizar las interacciones de los participantes. Como toda conferencia, es necesario realizar una preparación previa de los contenidos que vamos a compartir.

Esto nos lleva a la parte más técnica de los webinarios, para lo cual, debemos echar mano de las siguientes herramientas:

Herramientas para grabar nuestro webinario

Camtasia: Si buscamos un programa algo más profesional que nos permita grabar tutoriales y el escritorio de nuestro ordenador, Camtasia es la mejor opción. El servicio es de pago, aunque dispone de una prueba gratuita de 30 días.
ScreenFlow: Es la alternativa a Camtasia para usuarios de Mac. El software simplemente necesita de un micrófono externo como fuente de audio, también se podrán seleccionar segundas pistas de audio. Al igual que Camtasia, se podrá editar el vídeo, añadir gráficos o textos.
Windows Media Player: Es la herramienta más popular para grabar seminarios web. Simplemente tendremos que grabar el seminario desde la opción grabación que se encuentra en la sección de Herramientas del programa. Podremos configurar las funciones de grabación y el formato del webinario. Es quizá la forma más sencilla.
INk2Go: Tanto para usuarios de Mac como de PC está esta potente herramienta de grabación de presentaciones y tutorial, ya que permite escribir, dibujar o destacar cualquier contenido durante la grabación.
ReadyTalk: Dispone de un servicio especial para crear y distribuir contenido para ser igualmente distribuido en webinarios como herramientas de marketing. Es una herramienta muy completa, fácil de usar, lo que permite crear presentaciones impecables. También dispone de servicios de distribución del contenido en redes sociales, y de archivo, como podcast, para sacarle partido a las grabaciones. Dispone de prueba gratuita y se puede contratar el servicio a través de un formulario del que dispone la web de la empresa.

Herramientas para publicar nuestro webinario

Adobe Connect Pro: Es una de las herramientas con mejor reputación, ya que se trata de una de las soluciones de conferencia más elegantes. Funciona como herramienta para webinarios, pero además añade componentes de e-learning para que los participantes puedan hacer un seguimiento de diferentes cursos e interactuar con el material de cada uno. Dispone de una versión de prueba gratuita durante 30 días, pasado ese tiempo la cuota mensual del servicio asciende a los 45 dólares mensuales.
Cisco Webex: También está en el pódium de mejores herramientas para webinarios. Ofrece un número ilimitado de reuniones al mes para un máximo de 25 personas por 49 dólares al mes. Es una de las mejores soluciones para realizar conferencias web, ya que ofrece además acceso móvil, incluso desde iPhone o iPad. Dispone de un servicio de encuestas a los asistentes, entre otras herramientas muy útiles a la hora de realizar un seminario en línea. Ofrece una prueba gratuita de 14 días.
Meeting Burner: Es un proveedor muy popular para webinarios con un gran número de herramientas útiles. La cuenta es libre y sin anuncios para webinarios de como máximo 15 personas, la desventaja de este plan gratuito es que no permite grabar directamente el webinario en la plataforma. El Plan Pro, por 39,95 dólares al mes, permite hasta 50 personas por sesión, grabar y mucho más.
Mikogo: Es un software perfecto para pequeños grupos y emprendedores o empresas con pequeños presupuestos. Por tan sólo 13 dólares al mes podremos reunir a un máximo de 3 participantes. Dispone de asistencia en 35 idiomas y además, nos permite incrustar el código del webinario para que los participantes puedan unirse a la sesión directamente desde nuestra página web.
Glance: Es una herramienta que permite crear una sala de reuniones en tiempo real para hasta 100 asistentes. Tiene una prueba gratuita de 7 días y, la principal ventaja es que ofrece una opción de cuota o pase de un día por 9,95 dólares. Es una aplicación descargable muy ligera y rápida.