Puntos clave para realizar una ponencia ante los medios de comunicación

Cuando una empresa tiene algo que comunicar a los medios de información, tiene que prepararse con antelación cómo realizar esa intervención. Es primordial tener en cuenta que todo proyecto de comunicación necesita una preparación, y es necesario saber cómo se debe exponer la información ante los medios, aprovechando de forma eficaz esta oportunidad y evitar los errores más comunes.

Hoy por hoy, contar con la presencia de medios en una convocatoria es un lujo y, por ello, hay que saber aprovechar la situación y darles información de calidad y, ante todo, que esta sea de su interés. Analizar porqué se convoca a los medios y hacer que su presencia y posible participación sean necesarias, ya que sino la mayoría optará por no acudir y solicitar esa información por email. Cada vez reciben más convocatorias a desayunos, ruedas de prensa, jornadas, conferencias, etc. y, tras todos estos años de crisis, las redacciones han visto reducidas sus plantillas y colaboradores, por lo que, en muchas ocasiones les resulta muy complicado acudir a una convocatoria de prensa.

Para poder explicar de la forma más concisa y eficaz, cómo realizar una ponencia ante los medios, dividiremos los siguientes consejos de actuación en 4 pautas: máximas, preparación, realización con los medios y errores comunes a evitar.

MÁXIMAS

Una organización debe ser conocida y valorada, sea cual sea su dimensión y la estructura de su mercado, por ello, la comunicación no es un patrimonio solo de las grandes compañías. Entorno al 80% del tejido empresarial español son pymes, y éstas tienen mucho que decir
Es tan importante SABER HACER como HACER SABER.
Nosotros somos lo que los demás saben de nosotros. Si no informamos de nuestros avances como compañía, tanto en el sector o área de actividad en el que nos movemos, como a nivel general, pasaremos “sin pena ni gloria”.
La credibilidad y coherencia son las máximas en cualquier intervención ante los medios de información.

PREPARACIÓN

Saber qué se va a decir. Debemos tener claro la idea o mensaje que vamos a comunicar. Por su puesto, debe ser interesante e importante para los periodistas asistentes.
Debemos preparar con tiempo quién será el portavoz de la empresa, su cargo y responsabilidades en la organización. Y a ser posible, si se considera necesario, realizar ensayos.
Calcular la duración de la ponencia y dividir por partes el discurso.
Es muy importante que el día anterior al evento esté todo organizado. Desde haber comprobado que los equipos técnicos funcionen, que la presentación, vídeo o imágenes que se vayan a proyectar se vean, hasta tener contratado u organizado el desayuno o cóctel que se ofrecerá a los periodistas que acudan.
Por otro lado, el press-kit debe estar preparado para ser entregado, en formato papel o electrónico, a los asistentes según vayan llegando. Esta información deberá constar de dossier de prensa, comunicado de prensa, fotografías, tanto del portavoz como del producto o servicio por el que se les ha convocado, independientemente de que el periodista acuda con su fotógrafo o disponga de una cámara, así como otra información de interés.

REALIZACIÓN CON LOS MEDIOS

Ajustarse al tiempo del que disponemos y sobre todo, al que les hemos informado en agenda. Todos sabemos que existen los imprevistos; por eso no se pueden prever, y ello es aceptable por todos. Pero cuando es porque el portavoz se ha querido dar un baño de multitudes y nunca finaliza su exposición, termina pasando lo que pasa habitualmente, que los periodistas comienzan a marcharse. Debemos de tener en cuenta que están trabajando, que tienen que volver a su redacción y escribir la noticia, el reportaje o el artículo por el cual han ido a la rueda de prensa.
Expresarse y hablar con naturalidad. Ser uno mismo es la mejor fórmula para evitar los nervios y trasmitir veracidad. Si previo a la ponencia ante los medios, nos hemos dedicado a corregir la postura, forma de hablar, hacer que el portavoz reduzca sus movimientos gestuales, etc. podemos encontrarnos que la persona se bloquee y esté mas pendiente en lo que le dijimos de “no gesticules, ya que si mueves mucho las manos desvías la atención, ….” Y es que en ocasiones muy extremas habrá a algún ponente que haya que decírselo, pero en ese caso se trabajará con mucha antelación. Otra opción será escoger a otro miembro del equipo que sepa estar más tranquilo y transmitir la información de una forma natural y clara.
La buena ponencia es aquella que ha sido informativamente importante. Una información que por su carácter transciende y se aloja en la memoria de los asistentes es la mejor noticia. Ante esta afirmación, no hay nada mas que añadir, ya que el periodista busca la noticia, la novedad de lo que se le está informando, y que pueda adaptarlo a su medio para llegar a sus lectores o audiencia.
Podemos ayudarnos con un guión establecido y apoyarnos con una demostración in-situ, si es realmente necesario. Pero tener en cuenta el tiempo de la exposición. Nunca emitir un vídeo corporativo extenso, de esos que aunque sean unos pocos minutos, nos han parecido horas; o una presentación en power point, (o en el programa más vanguardista) por que los primeros minutos pueden impresionar, luego pueden llegar a aburrir y hacer que los asistentes pierdan la atención de lo que se está hablando.
Terminar, si es posible, con unas conclusiones que resuman toda la exposición, haciendo hincapié en los puntos más importantes. De esta forma, resaltaremos los datos con los que queremos se queden al final de nuestra presentación y que les pueden servir para titulares.
Preparar las posibles preguntas y responder a todas. Si no se está seguro de una de ellas, se pide una aclaración. Por ello, es importante contar con una batería de posibles preguntas previas que os pueden plantear los periodistas. Son preguntas atendiendo la línea editorial de los asistentes (económica, general, educación, infantil, televisión, radio, etc.)

ERRORES COMUNES A EVITAR

Extenderse en la exposición. Lo idóneo es que la intervención no sea superior a 20 minutos, para luego pasar a un turno de preguntas.
Evitar la monotonía y los tonos de voz constantes. Sin embargo, mantener una actitud serena y receptiva es primordial para demostrar veracidad y conocimiento de la materia expuesta.
No alargarse en la presentación propia de la compañía, sino dar una pincelada con datos que muestren la magnitud de la empresa. No tienen porqué ser datos de facturación, ya que informar sobre el número de empleados, oficinas o delegaciones, presencia internacional, volumen de productos, etc, será algunos datos que transmitirán la dimensión de compañía.
Nunca dejarnos llevar por la improvisación. Pero tampoco dar la sensación de que nos hemos aprendido de memoria el guión y si nos sacan de él somos portavoz cazado.
No discutir con los medios de comunicación y mucho menos atacarlos. Están realizando su trabajo y tratan de exprimir “informativamente hablando” la noticia por la que se les ha convocado.
No emplear demasiada jerga profesional que pueda confundir a los medios.
Nunca utilizar el “off the record”, ya que si existe algún dato confidencial, debe ser eso: confidencial, para todos los públicos. No podemos controlar que en un momento dado se pueda convertir en un gran titular de la noticia publicada.

Susana More
Directora Comunicación
RdM-Recursos de Mercado